Хранение документов ИП на УСН (доходы)
На практике индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенную систему налогообложения (доходы), задается вопросом о необходимости хранения документов, подтверждающих расходы.
Однако, ответ на данный вопрос не так прост. И чтобы в нем разобраться, нужно проанализировать законодательство РФ в отношении обязанности предпринимателя хранить те или иные документы.
Существует общее положение ч. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в РФ», предусматривающее обязанность ИП обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 2 ст. 6 и ч. 1 и 1.1. ст. 23 Закона об архивном деле.
Какие документы обязан хранить ИП?
Из законодательства РФ следует, что необходимо обязательно обеспечивать хранение следующих документов:
- документы, используемые для исчисления, удержания и перечисления налогов (срок хранения 5 лет после отчетного года) — пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ , ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , Письмо Минфина России от 19 июля 2017 г. №03-07-11/45829 :
первичные документы (акты, товарные накладные, бухгалтерские справки, авансовые отчеты и др.); документы налогового учета (книги учета, налоговые декларации, счета-фактуры, книги покупок, книги продаж и др.). - документы по страховым взносам за работников и за себя (например, расчетные ведомости, больничные, расчеты по страховым взносам, платежные поручения на перечисление взносов), срок хранения 6 лет — подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.
- кадровые документы при наличии работников (трудовые договоры, личные карточки, лицевые счета работников, приказы по личному составу (прием/перевод/увольнение, поощрение, предоставление отпусков и пр.), срок хранения 50 лет (для документов, оформленных после 2003 года) — ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
- отдельные документы, обязанность хранения которых предусмотрена законом (например, таможенных документов, срок 5 лет) — определить весь перечень таких документов невозможно, т. к. он зависит от вида деятельности ИП, но есть хорошая подборка КонсультантПлюс по хранению тех или иных документов в зависимости от вида деятельности.
Обязательно ли хранить документы по расходам для ИП на УСН (доходы)?
В своем Письме от 20 октября 2009 г. N 03-11-09/353 Минфин РФ сообщил об отсутствии необходимости документального подтверждения расходов налогоплательщиком, применяющем УСН с объектом налогообложения в виде доходов.
Такая позиция отражена и в судебной практике (например, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19.10.2009 года N А32-4454/2009-3/5).
Однако, не рекомендую полностью отказаться от хранения таких документов, поскольку:
- такое письмо Минфина РФ не является нормативным актом и носит рекомендательный характер, может быть отменено в любой момент, судебная практика у нас не является преюдицией для других споров;
- есть риск в текущем периоде «потерять» право применения УСН и перейти на ОСНО, или изменить систему налогообложения самостоятельно, что предполагает хранение документов, подтверждающих расходы;
- первичные расходные документы могут пригодится в отношениях с контрагентами, например, при сверке расчетов; в судебных разбирательствах; в делах о банкротстве контрагента или самого ИП, например, при оспаривании управляющим сделок с участием ИП; при расследовании уголовных дел (например, о краже) — для подтверждения право собственности на приобретенной товар;
- это общие положения для всех ИП на УСН (доходы), но существуют дополнительные требования к хранению документов по тому или иному виду деятельности;
- первичные документы могут запросить налоговые органы, в том числе при встречных проверках.
Запрос документов налоговым органом
Порядок и основания для запроса документов налоговым органом предусмотрены ст. 93.1 НК РФ:
Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента), эти документы (информацию).
В случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки, должностное лицо налогового органа вправе истребовать эти документы (информацию) у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке.
Лицо, получившее требование о представлении документов (информации) в соответствии с пунктами 1 и 1.1 настоящей статьи, исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок уведомляет, что не располагает истребуемыми документами (информацией).
Лицо, получившее требование о представлении документов (информации) в соответствии с пунктами 2 и 2.1 настоящей статьи,исполняет его в течение десяти дней со дня получения или в тот же срок уведомляет, что не располагает истребуемыми документами (информацией).
Отказ лица от представления истребуемых в соответствии с настоящей статьей документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную статьей 126 настоящего Кодекса.
Мы можем предположить, что при ответе на такой запрос ИП на УСН (доходы) сошлется на указанное выше письмо Минфина РФ и не станет представлять документы, т. к. у него они отсутствуют. Вместе с тем можно столкнуться с привлечением к ответственности в виде штрафа за отказ предоставить документы, а далее потребуется время на его оспаривание.
То есть налоговая должна доказать, что у налогоплательщика запрошенные документы должны были быть и он мог их предоставить в установленный срок. Но ничего не мешает налоговому органу сначала привлечь к ответственности, а потом налогоплательщику оспорить такие штрафы, примеры судебной практики: постановление АС Западно-Сибирского округа от 26.01.2018 года № Ф04-6104/2017 по делу № А70-16258/2016; постановление АС Северо-Западного округа от 08.06.2016 года № Ф07-3996/2016 по делу № А66-13779/2014.
Соответственно, существует риск привлечения к ответственности в такой ситуации и последующее судебное разбирательство.
Документы при проверке государственным органом
Проверку может проводить любой государственный орган, в чьи полномочия входит надзор за исполнением закона в области деятельности ИП. Например, вопрос обращения медицинских изделий может повлечь контроль со стороны Росздравнадзора за их обращением. В рамках таких проверок контрольный орган вправе запрашивать документы, необходимые для проведения надзорных мероприятий.
Как уже было указано в начале, обязанность хранения документов в той или иной сфере может быть установлена дополнительно. Например, ст. 320 ТК ЕАЭС предусматривает обязательное хранение таможенных документов. Раздел V Приказа Министерства здравоохранения РФ от 31 августа 2016 г. № 646н предусматривает обязательное хранение документов по хранению и перевозке лекарственных препаратов. Подробно по каждому виду деятельности есть в статье КонсультантПлюс.
Общая статья об административной ответственности за непредставление документов — ст. 19.7 КоАП РФ — содержит незначительный размер штрафа, но, как видно из ее содержания, есть много исключений, например, ст. 6.16 КоАП РФ. Кроме того, на протяжении года рассматривается вопрос о принятии нового КоАП РФ, в связи с чем возможны в ближайшем будущем изменения по размерам и видам ответственности.
Отсутствие документов в такой ситуации может повлечь негативные последствия в результате проведенных контрольных мероприятий.
При получении запросов государственных органов о представлении документов рекомендую дать ответ со ссылкой на судебную практику и отсутствие обязанности хранить такие документы в отведенный на предоставление документов срок. Это, возможно, позволит избежать привлечения к ответственности за непредставление документов, если обязанность их хранения не предусмотрена законом.